POWRÓT
     2011-07-28 00:00:00

Za kulisami spotkań.


Lipiec upływa nam pod znakiem spotkań prezydencji w Sopocie. Jak wygląda codzienna praca osób bezpośrednio zaangażowanych w ich organizację?
Sopot jest jednym z pięciu polskich miast, które są podczas prezydencji areną spotkań wysokiego szczebla. W tym nadbałtyckim kurorcie w lipcu oraz na początku września odbywają się m.in. spotkania unijnych ministrów zdrowia, sprawiedliwości, spraw wewnętrznych, środowiska czy spraw zagranicznych. Łącznie dziewięć tzw. nieformalnych rad. Ale obserwując wydarzenia polityczne nie widać na pierwszym planie osób i zespołów, dzięki którym wszystko przebiega terminowo i bez zakłóceń: koordynatorów, specjalistów, obsługi hotelowej, czy kierowców – ludzi, którzy nieprzerwanie czuwają nad każdym szczegółem. Postanowiliśmy przyjrzeć się z bliska ich pracy.

Ponad dwustu kierowców prezydencji

Wizyta delegacji w Polsce zaczyna się od lądowania na lotnisku. Po powitaniu delegaci wsiadają do samochodów. Przejazd odbywa się w asyście policji, w kolumnie, zwykle czterech lub więcej pojazdów. Kierowcy delegowani do transportu szefów delegacji muszą sprostać licznym wymogom.
– Ze względów bezpieczeństwa to przede wszystkim zaświadczenie o niekaralności, co najmniej pięcioletnie, udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu pojazdu, ważne badania psychotechniczne i lekarskie, znajomość topografii miasta, umiejętności organizacyjne, oraz pracy pod presją czasu i stresu. W moim przypadku pomocna okazała się również znajomość języka angielskiego – mówi Tomasz Manek, kierowca z Transpost S.A., firmy, która zarządza flotą pojazdów polskiej prezydencji.
Każdy kierowca ma przypisanego koordynatora, który planuje i organizuje jego dzień pracy. Informacje o tym „co, gdzie i kiedy”, dostaje już dzień wcześniej. W takim szczegółowym harmonogramie znajdują się daty i godziny wyjazdu z hotelu na parking oraz godziny podstawienia auta pod hotel bądź lotnisko, gdzie znajdują się delegaci. Wszystko jest zaplanowane co do minuty.
Bywa, że jednego dnia zaangażowanych jest ponad dwustu kierowców. Musi być ich więcej niż pojazdów ze względu na bezpieczeństwo i charakter pracy.
- Na pewno mocno pomaga obstawa policji, choć to też powoduje, szczególnie na początku, lekki „stresik”, bo normalnie się tak nie jeździ. Mało kto miał pewnie przyjemność przejechania w konwoju policyjnym na czerwonym świetle. Do tego trzeba się przyzwyczaić, bo odruchowo człowiek widzi czerwone i chce zahamować. Jednocześnie martwimy się, że jak się skończy prezydencja, to będziemy dalej jeździć za policją na czerwonym świetle – żartuje Manek.

Przewodnik i „anioł stróż”

Tradycją jest, iż podczas każdej prezydencji wszystkie delegacje mają przyporządkowanego oficera łącznikowego, czyli osobę, która jest przewodnikiem i „aniołem stróżem” szefa delegacji oraz wszystkich gości. Jako, że delegacji może być ponad czterdzieści, oficerów jest osiemdziesięciu i władają oni łącznie wszystkimi językami unijnymi, z wyjątkiem języka maltańskiego.
– Kiedy oficer łącznikowy, jako twarz prezydencji, wita gościa na lotnisku i zwraca się do niego w jego ojczystym języku, to od samego początku łatwiej jest nawiązać dobry kontakt, zbudować zaufanie i lepszą relację. Dzięki temu goście czują się bezpieczniej i bardziej komfortowo – mówi Kaja Zalewska, koordynatorka oficerów łącznikowych w MSZ. Kaja zanim została koordynatorką pracowała właśnie jako oficer łącznikowy w trakcie prezydencji belgijskiej i francuskiej. Obecnie jest jedną siedmiu koordynatorek odpowiedzialnych za przygotowanie oficerów łącznikowych do wykonywania ich pracy poprzez zapewnienie im odpowiednich informacji dotyczących spotkania, jak również danych merytorycznych, niezbędnych do swobodnego porozumiewania się z delegatami.
Koordynator, w przeciwieństwie do oficerów łącznikowych, nie ma bezpośredniego kontaktu z delegatami, ale musi wiedzieć wiele (jeśli nie wszystko) o każdej delegacji, której wyznaczono oficera łącznikowego. – Polega to na tym, że od momentu, kiedy te informacje są dostępne w odpowiednich systemach, my je centralizujemy i przygotowujemy dokumenty robocze dla oficerów łącznikowych. Przekazujemy im komunikaty dotyczące składu delegacji, godzin jej przylotu i wylotu, także różnych preferencji, które delegaci mają w programach wizyty. Jeżeli jest to 40 delegacji, to jest to 40 różnych dossier, przylotów i wylotów, które też się przecież bardzo różnią. Jeżeli przylatuje na przykład delegacja Finlandii to nie znaczy, że przylecą wszyscy jednym samolotem. Trzeba współpracować z koordynatorem lotnisk, transportu, sal konferencyjnych, hoteli – tłumaczy Kaja Zalewska.

Polscy projektanci dla prezydencji

Gdy delegaci docierają do swoich pokoi hotelowych, czekają tam na nich upominki prezydencji. - Chcieliśmy by był to miły, ale też elegancki i dyskretny sposób na przekazanie tego upominku – tłumaczy Anna Mazurek, ekspert ds. informacji i promocji, w departamencie koordynującym prezydencję w MSZ.
Prezenty były dobierane i projektowane w taki sposób, by nawiązywały do tradycji i kultury Polski, ale by jednocześnie w swojej formie były nowoczesne, minimalistyczne i przede wszystkim - użytkowe.
Zestawy upominkowe wręczane są wszystkim delegatom i przewodniczącym delegacji, ale też dziennikarzom i tłumaczom. Wśród upominków znajdują się m.in. słynne bączki zaprojektowane przez Monikę Wilczyńską i Smaga Projektanci. W późniejszym okresie rozdawany będzie także tzw. zestaw Mleko i miód – autorstwa młodych polskich projektantek z Beza Projekt – prezent w sam raz na długie jesienne wieczory...(obejrzyj materiał o upominkach prezydencji na wideoblogu: http://pl2011.eu/videoblog/content/pij-mleko).
Na zestawy upominkowe składają się także podstawowe materiały konferencyjne, czyli notes, karteczki samoprzylepne, miętówki, wszystko oczywiście opatrzone logo prezydencji oraz ołówek. Całość jest zapakowana w torbę autorstwa projektantki mody Ani Kuczyńskiej.
Do zestawów upominkowych dołączane są również publikacje, jak na przykład „Cuisine.pl”. To zbiór przepisów na polskie potrawy opartych na regionalnych produktach, przełamujący stereotypowe wyobrażenia o polskiej kuchni i pokazujący ją we współczesnej formie. Został przygotowany przez najbardziej utalentowanych szefów kuchni (m.in. Wojciecha Modesta Amaro). Drugą publikacją jest „About Polska“ - oryginalny przewodnik dla obcokrajowców pokazujący zarówno najpiękniejsze zakątki przyrody, jak i docierający do najbardziej kultowych aktualnie przestrzeni miejskich.
Wszystkie artykuły są dokładnie wyliczone. To jest łącznie kilkadziesiąt drobiazgów, które każdorazowo należy przygotować. – Sporządzamy raport według liczby spotkań, liczby uczestników i potem przygotowujemy się do konfekcjonowania zestawów – opowiada Mazurek. – Przygotowujemy również druki związane z agendą spotkań i przewodnik „Who is who”, a to jest bardzo dynamiczna materia. W systemie akredytacji dane zmieniają się nawet do ostatniej chwili, a na godzinę 8:00 dnia następnego wszystko musi być rozłożone na stole plenarnym i gotowe na przyjście delegatów. Często pracujemy z drukarnią w nocy, żeby materiały nie zawierały błędów czy nieaktualnych informacji – dodaje.

Praca jak na planie filmowym

W centrum konferencyjnym odbywają się główne spotkania. Ale nie tylko. Pomieszczenia hotelowe zamieniono na magazyny oraz tymczasowe biura dla urzędników resortu spraw zagranicznych. W jednym z nich pracuje Piotr Markowicz, specjalista w departamencie koordynującym prezydencję.
- Odpowiadam przede wszystkim za wyposażenie, które mamy w obiekcie, a które zostało specjalnie na potrzeby prezydencji przygotowane. Mamy swój sprzęt i meble – wszystko spójne z identyfikacją wizualną polskiego przewodnictwa - wyjaśnia Markowicz.
Skala organizacji jest ogromna. W jednym spotkaniu może uczestniczyć nawet 350 osób. Wszyscy muszą otrzymać właściwe odbiorniki i słuchawki. Zdarza się, że spotkanie musi być tłumaczone nawet na 22 języki. Dlatego organizatorzy przygotowali dwanaście kabin specjalnie dla tłumaczy. W każdej kabinie znajdować się mogą nawet po trzy stanowiska.
Na potrzeby prezydencji wyprodukowano tysiąc krzeseł, a także zakupiono sofy, fotele, stoliki - a wszystko to autorstwa polskich designerów. Za aranżację wnętrz w obiektach spotkań odpowiada Tomek Rygalik – czołowy polski projektant mebli. Cały ten sprzęt trzeba odpowiednio wcześniej rozstawić i przetestować. W Sopocie przeznaczono na to dokładnie pięć dni. W tym czasie trzeba było przygotować pomieszczenia, rozstawić meble, rozłożyć urządzenia i przetestować czy wszystko działa.
– Wykonawców było kilku. Zazębiali się, więc każdy miał inne terminy podczas tych pięciu dni. Wiadomo, że aby zainstalować sprzęt komputerowy, musi być przygotowana wykładzina, następnie stolik, a dopiero na nim komputer, który trzeba jeszcze podłączyć do ekranu. To wszystko musi być wykonane w ustalonym porządku. No i musimy też mieć czas na audyt testowy, z reguły 24 godziny, żeby sprawdzić czy jak włączymy cały system to nie padnie energetyka w obiekcie – opowiada Piotr Markowicz. W całą operację zaangażowanych było około 250 osób, w tym blisko sto z działu IT. Do tego należy doliczyć jeszcze obsługę hotelową.
- Zwykle odbywa się spotkanie plenarne, podczas którego wszyscy delegaci obradują przy głównym stole konferencyjnym, ale czasami potrzebne są 4 panele dyskusyjne z kabinami dla tłumaczy, z podglądem i możliwością projekcji prezentacji - to też musimy zapewnić. Czasami w kalendarzu mamy tylko noc, żeby to zrobić – dodaje Markowicz. – To trochę jak produkcja filmowa. Mamy 200 aktorów i jednocześnie wiele interesów, które trzeba ze sobą pogodzić, żeby to zagrało, bo sali plenarnej przecież nie da się powiększyć. Do tego dochodzi protokół dyplomatyczny, który rządzi się swoimi zasadami, więc trzeba dochodzić do kompromisu pomiędzy różnymi ośrodkami.

„Prezentujemy Polskę nowoczesną”

Najważniejsze spotkania w Sopocie odbywają się w centrum konferencyjnym Hotelu Sheraton położonym tuż przy plaży i najdłuższym w Europie molo.
- To największe pod względem organizacyjnym wydarzenie z jakim mieliśmy do czynienia – przyznaje Iva Trifonow, Dyrektor Generalna Sheraton Sopot Hotel. – W naszym obiekcie już wcześniej miały miejsce wysokie rangą wydarzenia polityczne, jak np. wizyta prezydenta Rosji Vladimira Putina, ale to były spotkania kilkudniowe, a prezydencję gościmy przez cały lipiec i część września.
Przygotowania hotelu zaczęły się z rocznym wyprzedzeniem. Dużo czasu pochłonęły ustalenia dotyczące wymagań i potrzeb prezydencji. Gospodarze obiektu przez cały okres przygotowań ściśle współpracowali z Ministerstwem Spraw Zagranicznych i resortami odpowiedzialnymi za organizację poszczególnych spotkań. Przedstawiciele administracji rządowej regularnie wizytowali obiekt. Na potrzeby prezydencji hotel musiał np. wywiercić przepusty w betonie umożliwiające przeprowadzenie skomplikowanych systemów okablowania, a także przenieść pomieszczenia monitoringu i serwerownie.
Wielkim wyzwaniem była także kwestia pogodzenia okresu typowo wakacyjnego z imprezą tej rangi. Z jednej strony delegaci w krawatach, z drugiej strony turyści, którzy przyjeżdżają do hotelu wypocząć. Obsługa Sheratona informowała jednak gości hotelowych o sytuacji z dużym wyprzedzeniem, a niekiedy zachęcała wręcz do zmiany terminu rezerwacji na sierpień.
- Ta impreza jest dla nas bardzo ważna, a mnie osobiście cieszy, że jesteśmy w stanie pokazać Sopot w najlepszym czasie. Polska to nie tylko Mazowsze, oscypki i polska wieś. My prezentujemy Polskę nowoczesną, a nawet luksusową. To widać dookoła. I marina i my, i piękne centrum miasta. W zupełnie inny sposób pokazujemy kraj - podsumowuje Iva Trifonow.



/pl2011.eu/





/pl2011.eu/















  HOT NEWS
  Problem migracyjny można rozwiązać tylko pomagając na miejscu. - Katarzyna Lubnauer nową przewodniczącą Nowoczesnej! - Prezydent: Nie podpiszę ustawy o SN, dopóki nie zostanie uchwalona zgłoszona przeze mnie zmiana w ustawie o KRS. - Prezydent przekazał Sejmowi do ponownego rozpatrzenia nowelizację ustawy o RIO.

Niezależny Portal Raciborski jest dziennikiem zarejestrowanyn w Sądzie Okręgowym w Gliwicach.
kontakt z serwisem: ul. Staszica 9/2, 47-400 Racibórz, reklama@raciborek.pl

Korzystając z serwisu użytkownik wyraża zgodę na instalację plików cookies.
Wszystkie materiały są chronione ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Wszelkie powielanie materiałów oraz ich umieszczanie na innych nośnikach zabronione.

Copyright © 2010-2018 TOPORTAL PRODUCTION